タブレットを活用した問診システムのメリット｜導入時の注意点や選び方を解説

「問診システム」は、iPadなどのタブレット端末を使用したデジタル形式の問診票の記入・運用システムのことです。

従来の紙による問診票の記入・運用は、一度記入した問診票をカルテに転記する必要があるため、スタッフの業務負担や人為的ミスの発生リスクが課題でした。デジタル形式の問診システムを導入することで問診に関する業務の大幅な効率化が可能となり、患者と病院双方にとって大きなメリットがあるため、近年では導入する病院が増えています。

本記事では、iPadなどのタブレット端末を使用した問診システムの特徴と導入メリット、注意点について解説します。

iPadなどタブレットを活用した問診システムとは？

「問診システム」とは、デジタル端末を使用した問診票の記入・運用システムのことです。iPadなどのタブレット端末を使用することで、従来の手作業による記入やカルテ転記、スキャン業務などの手間が不要となり、患者と病院双方の手間と時間を省けます。

一般的な問診システムの記入・運用の流れは以下のようになります。

1. 受付スタッフが患者に、問診システムと連携したiPadなどのタブレット端末を手渡す
2. 患者は画面に表示されたデジタル問診票の入力欄に回答する
3. 受付スタッフが入力内容の確認と登録を行う
4. 電子カルテシステムと連携している場合、問診システムから電子カルテシステムにデータが送られ、自動的に電子カルテが作成される

このように、問診システムを取り入れることで、患者は手書きで問診票に記入する必要がなくなり、受付スタッフは手作業で問診票の内容をカルテに転記する作業やスキャン業務を行う必要がなくなります。その結果、問診関連業務の大幅な効率化が可能です。

iPadなどタブレットを利用した問診システムを導入するメリット

iPadなどのタブレットを利用した問診システムを導入することで得られるメリットには、例えば、以下の2つがあります。

• 電子カルテと連携できる
• 症状に合わせてシステム上で簡単に問診票を使い分けられる
• 回答によって分岐点を設けて深堀り、または最短で入力を終えることができる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

電子カルテと連携できる

問診システムの最大のメリットが、電子カルテと連携できることです。前述したように、患者がデジタル問診票（問診システム）に入力したデータは、自動的に電子カルテシステムに反映されます。つまり、受付スタッフが手作業でカルテに転記する必要がないということです。

スタッフの負担軽減による業務効率化だけではなく、ヒューマンエラーを防げることもポイントです。手作業による転記作業では、読み間違いや入力ミスなどで、誤った情報がカルテに転記されるリスクがあります。問診システムの導入により、効率的で安全なカルテ作成ができるようになります。

解答に応じて設問を分岐し、より詳しい問診が可能

例えば、「頭痛」「発熱」「鼻水」「喉の痛み」など、患者が抱える症状はさまざまです。患者の回答に応じて次の設問を分岐させることで、患者の症状をより詳しく記入してもらえます。診察時に医師が質問する手間と時間も省けるので、診療自体の効率化も可能となるでしょう。

iPadなどタブレットを活用した問診システムを導入する際の注意点

続いては、iPadなどのタブレットを活用した問診システムを導入する際の注意点について見ていきましょう。ここでは、以下の3点について詳しく解説していきます。

• タブレット操作に不慣れな人への配慮が必要
• 問診システムに合わせた業務フローを構築する必要がある
• 導入コストや運用コストがかかる

タブレット操作に不慣れな人への配慮が必要

問診システムの運用には、タブレット操作に不慣れな人への配慮が欠かせません。特に、患者に高齢者が多い場合は、タブレット操作に慣れていない人も少なくありません。スタッフが声をかけてサポートしたり、必要に応じて代行入力を行ったりする必要があります。

転記の手間はかかりますが、手書きの問診票記入を希望する患者のために紙の問診票も用意しておけば、柔軟に対応しやすくなるでしょう。

問診システムに合わせた業務フローを構築する必要がある

問診システムに限らず、新しいシステムを導入した場合は、効率よく活用できるように業務フローを見直す必要があります。また、紙からデジタル形式の問診票に切り替えるのに伴って、既存システムの運用フローの変更が必要なケースもあります。導入する問診システムの仕様に合わせて、効率的な業務フローを構築するようにしましょう。

導入コストや運用コストがかかる

問診システムには、導入コスト（イニシャルコスト）と運用コスト（ランニングコスト）がかかります。問診システムを電子カルテシステムなど他の院内システムと連携させる場合は、追加費用がかかることも。そのため、問診システム導入前には、必ず導入に必要な「トータルコスト」のシミュレーションを行っておきましょう。

iPadなどタブレットを活用した問診システムを選ぶ際のポイント

ここからは、iPadなどのタブレットを活用した問診システムを選ぶ際の、以下の5つのポイントについて解説していきます。

• サポート体制が充実しているか
• 問診内容のカスタマイズが容易か
• 必要な機能がそろっているか
• 問診票のフォーマットが用意されているか
• 操作しやすい画面デザインか

それぞれ詳しく見ていきましょう。

サポート体制が充実しているか

問診システムは専門的なITシステムなので、導入時・導入後のサポートが必要となります。提供事業者のサポート体制について事前に確認するのがポイントです。

また、問診システムはタブレット端末のエラーやシステムダウンなど、トラブルが発生することがあります。万が一のときでも、サポート体制がしっかりしていれば、診療業務への影響を最小限に抑えてトラブルを解決できるので安心です。

問診内容のカスタマイズが容易か

基本的に、問診システムには問診票のテンプレートが用意されており、それを活用してデジタル問診票を作成できます。しかし、自院の患者層や診療方針によっては、テンプレートそのままでは適切な運用ができないかもしれません。

実情に即した問診票記入・運用を行うためにも、自院の問診内容に合わせたカスタマイズがしやすいかが重要です。問診システムを柔軟にカスタマイズできれば、問診システムのスムーズな導入と運用ができるでしょう。

必要な機能がそろっているか

問診システムに、自院に必要な機能がそろっているかもポイントです。適切な問診票の作成と管理ができることはもちろん、院内の既存システムとの連携ができるかどうかの視点も欠かせません。

ただし、機能性が高い問診システムほど料金は割高になりますし、他の院内システムと連携させる際は追加料金が発生することもあります。これらの点を踏まえて、機能性とコストのバランスを見極めて選びましょう。

問診票のフォーマットが用意されているか

問診システムを導入したあとは、自院用の問診票を作成する必要があります。その際に、基本的なテンプレートがシステムに用意されていれば、スムーズに問診システムの運用を始められます。なお、カスタマイズ性が高い問診システムを選べば、前述したように臨機応変な問診票を作成可能です。

操作しやすい画面デザインか

病院と患者の双方にとって、問診システム・問診票の操作性が重要です。使いにくい問診システムを導入すると、業務効率化の効果が得られないだけではなく、患者からの印象が悪くなることもあります。

特に、デジタル問診票については患者が入力する画面になるため、ITリテラシーが高くない人や、高齢者でも操作しやすいデザインかどうかなど、導入時にしっかり見極めることが重要です。

iPadなどタブレット活用で院内業務改善＆医療DXの一歩を！

iPadなどのタブレットを活用した問診システムの導入により、患者が記入した問診票をカルテに転記する必要がなくなり、受付業務の大幅な業務効率化が図れます。また、患者が紙に手書きで記入する必要もなくなるため、感染リスクを抑えることも可能です。ちなみに当社が開発したARTERIAの場合、患者がiPad上の問診票に手書き入力することが可能（ARTERIA文書機能）です。この機能は高齢者の方にも使いやすいと好評です。

問診システムの導入なら、iPadを利用したARTERIAがおすすめ

問診システムを導入するなら、WorkVisionの病院効率化システム『ARTERIA』（アルテリア）がおすすめです。さまざまな年代の患者、職員などが誰でも直感的に操作できるため、入力作業を効率化し、ストレスなくご利用いただけます。

■ARTERIAならではのWeb問診機能について詳しくは以下のページをご覧ください。
ARTERIAのWeb問診システム

ARTERIAでは、問診票のほかにもさまざまな院内文書を電子化して、iPad上に表示可能です。また、国内全メーカーの電子カルテシステムと連携できるため、既存システムとの連携課題を調査・検討する手間もなく導入可能です。

問診システムの導入を検討中の方は、ぜひARTERIAの導入を検討してください。ARTERIAは既存の業務フローを変えずに導入でき、業務効率化を図れます。操作性・機能性ともに高い評価を受けておりますので、病院の業務効率化でお悩みの方は、ぜひご相談ください。

■実際にARTERIAを導入された事例について以下のページで詳しくご覧いただけます。
ARTERIA導入により月間622時間削減（池上総合病院様／384床）