月間3,200部の帳票をペーパーレス化。頌徳会様（449床）

右から、社会医療法人頌徳会日野病院事務部事務長代理佐野和久様、総務部 IT課課長代理郡司茂様、システム管理技術者山本将貴様

2022年7月、5施設へARTERIAを導入。
月間最大3,200部の帳票を電子化。保険証のコピー&スキャンが不要になりペーパーレス化が加速。
使いやすい機能性と技術担当者の丁寧な操作レクチャーにより現場にスムーズに浸透。

お客様プロフィール

大阪府堺市で保健・医療と福祉サービスを総合展開する社会医療法人頌徳会。1979年に「日野診療所」を開設してから、40年以上にわたり、地域で暮らす人たちに向けて医療介護福祉サービスを提供してきました。徐々にサービスの規模を拡大し、現在は日野病院（199床）、日野クリニック、介護老人保健施設ソルヴィラージュ（150床）、介護老人福祉施設ソルメゾン（100床）、看護小規模多機能型居宅介護ソルテイル（9室）の5施設を展開。予防医療から入院、介護まで、包括的なケアを実現しています。

法人名：

社会医療法人頌徳会
所在地：

大阪府堺市東区北野田626番地
URL　：
https://www.syo.or.jp
電子カルテ：

株式会社ソフトウエアサービス社新版e-カルテ

日々発生する帳票の印刷。事務員の作業負荷と管理コストが課題だった

電子カルテだけでは実現できない医療事務作業の“真の効率化・ペーパーレス化”を目指した

導入とともに帳票そのものを見直し、一部帳票の署名や押印を撤廃

タブレットの活用で帳票のペーパーレス化を実現！カメラ機能で保険証の取り込みがとても簡単に

機能面だけでなくサポートの手厚さもARTERIAの魅力。今後さらに活用範囲を広げていきたい

導入の背景

日々発生する帳票の印刷。事務員の作業負荷と管理コストが課題だった

当会では、ARTERIAを導入する以前、紙の帳票を扱うことによるさまざまな課題がありました。

まず、病院では、次の日に来院の予定がある患者様のために問診票などの必要書類を印刷して準備する必要がありました。また、当日は患者様からサインをいただいた後、その書類をスキャンしてデータ化し、電子カルテと連携するという作業も発生していました。これらは毎日必ず行わなければいけない業務として事務員の負担になり、同時に「スキャンする」という工程では取り込みのミスや間違いが発生するリスクもありました。

そして、介護施設では、入居者様の契約時に、冊子で契約書を準備していました。数十ページにも及ぶ分厚い契約書を入居者様用と施設用の2部製本し、それぞれに署名や割り印をしてお互いに1部ずつ持っていたのです。そのため、施設の事務室の棚には大量の契約書がズラッと並んでいて「なんとかしたい」という声が現場だけでなく経営層からもあがっていました。

導入の目的

電子カルテだけでは実現できない医療事務作業の“真の効率化・ペーパーレス化”を目指した

ARTERIAを導入した目的は、医療事務作業の“真の効率化・ペーパーレス化”を実現するためです。

以前から当会では、事務員の負荷軽減や、紙のコスト削減、環境への配慮といった観点でDXを進め、2013年に初めて電子カルテを導入。その後、2020年には電子カルテをより高機能なものに移行しました。これにより紙の帳票をQRコードでスキャンして読み込むことができるようになり、電子化は進みましたが、それでも「患者様から署名や押印をいただき、その紙をスキャンする」という作業はどうしても残ってしまったのです。

電子カルテだけでは解決できない問題をどのようにクリアしようかと頭を悩ませていたとき、2022年の2月にある展示会に参加したことをきっかけにARTERIAの存在を知りました。電子カルテと連携してタブレット上で帳票に記入できるという機能は、まさに私たちが求めていたもので、他に代わるサービスは知りません。「これだ！」と思ってすぐに資料をダウンロードして2022年の7月に導入できました。

導入のポイント

導入とともに帳票そのものを見直し、一部帳票の署名や押印を撤廃

ARTERIAの導入は、帳票そのものの在り方を見直す良いきっかけにもなりました。例えば契約関連書面での連帯保証人の署名・押印など、法的に必要なものもあれば、病院内で複数の担当者が確認の署名・押印をするなど、必須ではなく慣習として行っていたものもたくさんあったのです。地方自治体や弁護士さんに確認をしながら帳票の署名・押印項目を一つひとつ整理し、71件の帳票類から署名・押印を撤廃することができました。

導入の効果

タブレットの活用で帳票のペーパーレス化を実現！
カメラ機能で保険証の取り込みがとても簡単に

ARTERIAを導入したことで、以前は紙で用意しなければならなかった多くの帳票をタブレットで準備し、記載できるようになりました。そのため、先述した「次の日に来院の予定がある患者様のための帳票準備」の作業は丸ごとなくなり、事務員の作業負荷は大幅に軽減されました。帳票はすでに患者様ごとに電子カルテと連携されているので、別の患者様の情報を登録してしまうといった人的ミスが起こる心配もありません。ARTERIAにより、病院と介護施設、全5拠点で月間3,200部の帳票電子化を実現できました。

事務員のなかでは「うまく使えるか心配」といった声もありましたが、導入する前にWorkVisionの技術担当者さんが当院に来て直接システムの使い方の説明をしてくれました。システムとしても非常にシンプルなので事務員は違和感なく使えているようです。また、患者様は高齢の方も多いですが、「タブレットになったら使いづらくなった」といった声は特にいただいておらず、私たちもホッとしています。

また介護施設の契約書については、ARTERIA導入により、電子契約で完結できるようになり、ペーパーレス化が飛躍的に進みました。分厚い原本を棚に並べて保管していた従来の方法に比べて確認作業もとても簡単。電子カルテで検索すれば誰でも確認でき、管理しやすくなりました。

もうひとつ、ARTERIAで特に有効に使われているのがタブレットでのカメラ機能です。来院された患者様の保険証の情報を取り込むという業務が劇的に簡素化されました。以前は印刷機でコピーをし、その紙をスキャンし、データ化して電子カルテと連携させるという方法で毎回手間がかかっていました。データ化するためにわざわざコピーをするという工程…とても非効率ですよね。この作業が、ARTERIAならタブレットで撮影するだけで完了します。現場でとても評判が良く、フル活用されています。

今後の展開

機能面だけでなくサポートの手厚さもARTERIAの魅力。今後さらに活用範囲を広げていきたい

「当会の抱える課題を解決するにはこれしかない」と、機能面で他のサービスにはない優位性を感じてARTERIAを選びました。しかし、WorkVisionさんは「契約して終わり」という売り切り型の姿勢ではなく、さらに我々の要望に応えようと、導入の段階から手厚く支援してくれました。

専任のプロジェクトを立ち上げて、介護施設向けのメニューを実装してくださったり、印刷方法も当院のサーバー環境に合わせて設定してくださったりと、尽力してくださり、とても感謝しています。

今後は受付のアンケートもARTERIAに置き換えることで、データ化して経営の分析にもつなげるなど、さらに有効活用していきたいです。