病院予約システムでできることとは？導入するメリットや選び方も解説

「病院予約システム」は、患者がインターネット上で診療時間を予約できるシステムです。病院予約システムを導入すると、患者の待ち時間を短縮できるうえに、院内スタッフの業務負担の軽減や、業務効率化も図れます。

本記事では、病院予約システムを導入するとできるようになることをはじめ、導入するメリット、システムの選び方のポイントについて解説します。

病院予約システムでできること

はじめに、病院予約システムでできることについて見ていきましょう。病院予約システムは、主に以下5つの機能を備えています。

• 受付予約
• 予約確認メールの送付
• 順番待ち状況の確認
• 診療時間のお知らせ
• 電子カルテとの連携（※）

※業界初！ARTERIAのWeb予約機能なら電子カルテと連携可能

それぞれ詳しく解説していきます。

受付予約

「受付予約」は、患者の診療予約を受け付けるための機能です。受付予約には、一般的に「順番予約」と「時間指定予約」の2種類があります。

・順番予約
順番予約は、予約した順番に診療する方法で、基本的には当日のみ予約可能です。患者は予約順に受付番号を受け取り、その順番通りに患者を診療します。

・時間指定予約
時間指定予約は、患者が診療日時を指定する方法です。15分や30分など、一定時間ごとに時間枠を区切り、一定数の予約を受け付けます。

病院予約システムによっては、両者を組み合わせて運用できるものや、電話予約ができるシステムもあり、必要に応じて機能を選定するのがポイントです。

また、一般的には、患者自身が病院のホームページへアクセスして、空いている診療時間を選んで予約がとれるようになっています。

予約確認メールの送付

「予約確認メールの送付」は、前述した診療時間の受付予約が完了した患者に、確認メールを送信するための機能です。予約時間の確認だけではなく、予約前日にリマインドメールを送信できる機能を搭載したシステムもあります。リマインドメールを有効化しておくと、患者が予約を忘れてしまうのを防ぎ、より効率的な運営ができます。

順番待ち状況の確認

「順番待ち状況の確認」は、患者が自身の予約順や待ち時間などを、スマートフォンやパソコンなどでリアルタイムにチェックするための機能です。待ち時間が長いときは外出して、順番が近くなったら待合室に戻るなど、患者が時間を有効活用できるようになります。

診療時間のお知らせ

「診療時間のお知らせ」は、15分後など患者の診療予約時間が近づいたときに、メールや電話などで通知する機能です。先ほどの「順番待ち状況の確認」機能は、患者が自分で待ち時間を確認できるものですが、診療時間直前にプッシュ型で患者にお知らせすることでさらに利便性がよくなります。

患者は予約時間ギリギリまで別の用事を済ませることもでき、待ち時間の長さに対する患者の不満を解消しやすくなるでしょう。

電子カルテとの連携

業界初！ARTERIAなら病院予約システムと電子カルテとの連携が可能です。「電子カルテとの連携機能」とは、患者が病院予約システムへ入力したデータを、システムが自動的に電子カルテシステムへリアルタイム連携させる機能です。事務スタッフによるスキャン・入力作業が不要であるため、業務負担を大幅に軽減できます。

■ARTERIAならではの機能について詳しくは以下のページをご覧ください。
ARTERIA病院予約システム

病院予約システムを導入するメリット

ここからは、病院予約システムを導入することで得られる、以下のような4つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

• 予約管理業務が効率化できる
• 診療待ちの人数を把握できる
• 院内感染のリスクが下がる
• ヒューマンエラーの削減

予約管理業務が効率化できる

病院予約システムの導入により、予約管理業務を大幅に効率化できます。従来の手法では、電話や窓口でスタッフが対応し、日程調整をしたり所定のシステムへ情報入力をしたりする必要がありました。スタッフの業務負担が大きいうえに、人件費も必要になります。

一方、病院予約システムでは、インターネットを介して患者自身が診療日時を指定して予約します。さらに、電子カルテシステムを導入している病院では、患者情報から自動的にカルテを作成、予約時に問診に必要な情報を患者自身に記入してもらうことも可能です。予約管理業務の手間と工数を削減できるため、大幅な業務効率化が見込めます。

診療待ちの人数を把握できる

病院予約システムでは、診療待ちの人数をリアルタイムで確認できます。予約のキャンセルがあったときも即座に反映されるため、それに合わせてスタッフが臨機応変に対応可能です。また、病院予約システムであらかじめ時間や人数の枠を決めておけば、キャパシティ不足も防げるでしょう。

院内感染のリスクが下がる

病院予約システムには、患者自身が診療日時を指定して予約し、待ち時間の確認ができる機能が備わっています。これにより、患者は診療時間直前になるまで待合室に入る必要がなくなるため、院内感染のリスクを低減できます。

ヒューマンエラーの削減

手入力や紙で行う予約管理には、どうしても入力ミスや抜け漏れ、ダブルブッキングなどが発生する可能性があります。しかし、病院予約システムはコンピュータが自動的に情報を入力し、人為的ミスを減らせます。

病院予約システムを比較して選ぶ際のポイント

続いては、病院予約システムを比較して選ぶ際のポイントについて見ていきましょう。主に以下の3つのポイントが挙げられます。

• スタッフや患者にとって使いやすいシステムを選ぶ
• 診療スタイルに合っているシステムを選ぶ
• 他の院内システムと連携できるものを選ぶ

それぞれ詳しく解説していきます。

スタッフや患者にとって使いやすいシステムを選ぶ

スタッフと患者双方にとって、使いやすい病院予約システムを選ぶことが重要です。スタッフにとって使いにくければ、業務効率化の効果が得られません。一方、患者にとって使いにくいシステムは、顧客満足度の低下につながります。病院予約システムの仕様を事前に確認したうえで、実際に操作してみて「誰にとっても使いやすいシステムかどうか」をポイントに確認しましょう。

診療スタイルに合っているシステムを選ぶ

自院の診療スタイルに合う病院予約システムを選ぶことも重要です。前述したように、病院予約システムの予約方法には、主に「順番予約」と「時間指定予約」の2種類があります。診療科によってもどちらが向いているか変わるため、適切な機能を選びましょう。

一般的には、小児科や耳鼻咽喉科のような飛び込み患者が多い診療科は、時間指定予約では時間通りに対応しきれないことが多くなります。順番予約を選ぶほうが、臨機応変に診療しやすくなるでしょう。

他の院内システムと連携できるものを選ぶ

すでに院内で導入している既存システム、特に電子カルテシステムと連携できる製品を選ぶことも重要です。病院予約システムは、電子カルテシステムと連携させることで、その効果を発揮できるといっても過言ではありません。

従来の一般的な病院予約システムには電子カルテシステムと連携できないものも多くあります。導入を検討するときは、電子カルテと連携できるWeb予約機能を備えたサービスを選択すると良いでしょう。

■電子カルテと連携できるARTERIAならではの機能について以下のページをご覧ください。
業界初！電子カルテと連携できる病院予約システム『ARTERIA』

予約業務の効率化のために病院予約システム導入を！

病院予約システムは「スタッフ」と「患者」双方にとって使いやすく、院内の既存システムと連携できるものを選ぶことが重要です。自院にはどのような既存システムがあり、どのような機能があれば最適かを見極めて導入を検討するのがポイントです。

病院予約システムの導入により、インターネットを介して患者の診療予約を受け付けることができれば、患者の待ち時間の負担を軽減できるだけでなく、スタッフの業務負荷も軽減できます。さらに、電子カルテシステムと連携させると、患者が入力した情報から自動的にカルテが作成されるなど、業務効率化の幅を広げられる点が大きな魅力と言えるでしょう。

病院予約システムの導入なら、誰でも直感的に使いやすいARTERIAがおすすめ

病院予約システムで病院の予約業務を効率化するなら『ARTERIA』（アルテリア）病院予約システムがおすすめです。

ARTERIAは、電子カルテと連携することでシステム上の複数の診察予約を一括管理できます。 直感的に操作しやすい画面設計で、24時間どこからでも予約・混雑状況の確認ができるため、患者満足度の向上も見込めます。

また、ARTERIAは診察予約以外にも、ペーパーレス化や問診機能なども豊富に備えておりますので、院内の業務効率化でお悩みの方は、ぜひご相談ください。

■ARTERIAの特徴は以下のページでも詳しくご紹介しています。
ARTERIAのペーパーレス化機能
ARTERIAの問診機能